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Instruções e procedimentos do interlocutor do projeto vigisus II

» Introdução

O êxito da segunda etapa do projeto Vigisus II passa pela qualidade de execução das ações desenvolvidas na Coordenação Regional da Funasa - CORE. Essas atividades são acompanhadas pela Unidade de Gerenciamento do Projeto – UGP e mais especificamente pela coordenação de Planejamento, Monitoramento e Avaliação.
Durante a primeira etapa do projeto foram adotadas medidas para realização do acompanhamento de execução, como a implantação do Sistema de Planejamento e Informação do Projeto Vigisus – SPIV. Apesar dos resultados positivos obtidos na primeira etapa do projeto, pôde-se identificar que a execução de atividades ficou aquém da expectativa, o que demonstrou a necessidade de adoção de novas estratégias que possibilitassem o aumento da agilidade para execução das ações previstas, o que resultou na proposta redefinição da atuação do interlocutor do Vigisus na CORE.

» Objetivo

Contribuir para a melhoria do desempenho da CORE na execução dos recursos e atividades relacionadas aos povos indígenas e à população quilombola previstas no Projeto Vigisus II.
Definir o papel do interlocutor e rotina de atividade.

» Descrição

O interlocutor é um servidor da coordenação regional que estará permanentemente em contato com a UGP/Funasa. Este interlocutor acompanhará a execução do projeto, aglutinando informações e promovendo a articulação interna entre setores da CORE.

» Perfil do Interlocutor

O coordenador regional indicará o interlocutor que deverá passar pela aprovação da presidência da Funasa. Para escolha do interlocutor é importante considerar os seguintes aspectos:

O interlocutor deve estar vinculado ao coordenador da Funasa;
É desejável que o interlocutor seja do setor de administração ou finanças, pois a maior parte das atividades relativas ao projeto ocorre nestes setores ou da ASPLAN;
O interlocutor deverá ser um técnico que ocupe algum cargo que exija tomada de decisão dentro da CORE, ou seja, que tenha, em algum grau, capacidade de intervenção nos processos administrativos.

» Requisitos

Conhecer os processos administrativos da CORE;
Ter habilidade para utilização de programas informatizados;
Ter capacidade de elaboração periódica de relatórios;
Ter disponibilidade e disposição para apreender as informações necessárias ao desempenho da função de interlocutor.

» Atribuições

O interlocutor deverá estar apto a:

Participar das etapas do processo de planejamento e execução das atividades do projeto pela CORE;
Manter-se informado sobre outras atividades do projeto Vigisus II no estado que não impliquem em execução financeira por parte da CORE.
Orientar os profissionais da CORE e Distrito Sanitários Especiais Indígenas – DSEI quanto ao fluxo de atividades do projeto Vigisus II;
Contactar setores da CORE para que as ações sejam realizadas em tempo oportuno;
Informar o coordenador regional e chefe do DSEI sobre as ações elegíveis no Plano Operacional Anual do Vigisus II;
Identificar os pontos críticos relacionados aos processos de execução;
Solicitar apoio da equipe da UGP para solução de entraves à execução das atividades;
Enviar periodicamente relatórios das atividades executadas;
Constituir arquivo de comunicação sobre execução de eventos (memorandos, chec-list de eventos, etc.).

» Procedimentos

Comparar as atividades planejadas no POA Vigisus II com o planejamento da Funasa e identificar atividades que podem ser financiadas pelo projeto Vigisus II.
Informar o coordenador regional sobre demandas e formas de financiamento;
Receptar cópia do DSEI da solicitação da atividade enviada para DESAI e UGP.
Informar à equipe de monitoramento e avaliação o início do processo na CORE.
Acompanhar os trâmites administrativos da execução da atividade.
Comunicar à equipe de monitoramento e avaliação as demandas encaminhadas à UGP.
Responder à demanda da equipe de monitoramento e avaliação sobre o andamento do processo.
Estar informado sobre a situação de execução da atividade.
Verificar o lançamento de dados no SPIV.
Garantir o envio do relatório de atividades do Vigisus para a equipe de monitoramento e avaliação.

» Instrumentos

O interlocutor deverá estar apto para utilização do SPIV e conhecer os seguintes documentos:

Acordo de empréstimo - PAD
“Projeto Vigisus II, Modernização do Sistema Nacional de Vigilância em Saúde, Componente II – Saúde Indígena”.
Manuais Operativos;
Plano Operacional do Projeto;
“Plano Operacional Anual – Saúde Indígena do Projeto VIGISUS II”;
Plano de Aquisições;
“Orientações para Financiamento de Atividades através do Projeto Vigisus II: Modernização do Sistema Nacional de Vigilância em Saúde, Componente II – Saúde Indígena”.

» Disposições Gerais

A UGP será responsável pelo repasse das informações necessárias ao desempenho da função do interlocutor, assim como pela realização de eventos de capacitação desses interlocutores e visitas técnicas à CORE.
Caberá também às gerências da UGP comunicar o interlocutor a aprovação de projetos para o estado, mesmo que sejam executados por outras organizações.

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